Bereichsübergreifendes, virtuelles und teamorientiertes Arbeiten: Zwischenbilanz zum agilen Arbeiten in der öffentlichen Verwaltung – beim Praxispartner Kreis Soest  

Das Projekt „Experimentierräume in der agilen Verwaltung (AgilKom)“ zielt darauf ab, Veränderungsprozesse von Verwaltungen, die sich im Rahmen des digitalen Wandels der Arbeitswelt vollziehen, mit sozialen Innovationen zu verbinden. Das Projekt könnte aktueller nicht sein. Bedingt durch die Corona-Pandemie haben sich auch in Verwaltungen umfassende Veränderungen in Richtung neuer Arbeitsformen ergeben. Homeoffice, mobiles Arbeiten und virtuelle Kommunikation kommen hier breit zum Einsatz.

Da kam die Zwischenbilanz, die im Projekt AgilKom gemeinsam mit dem Projektpartner Kreis Soest für Sommer 2020 geplant war, gerade recht. Im Rahmen qualitativer Interviews mit Mitarbeitenden und Führungskräften wurde zum einen hinterfragt, welche Folgewirkungen die bisher im Projekt durchgeführten vielfältigen Methodenschulungen zu agilen Arbeitsweisen zeigen. Zusätzlich wurde erhoben, welche Auswirkungen die Corona-Situation auf die Mitarbeitenden in der Verwaltung haben und wie agiles Arbeiten bei der Bewältigung der aufkommenden Herausforderungen helfen kann.

Beim virtuellen Projekttreffen der beteiligten Akteurinnen und Akteure aus Verwaltung und Forschung wurden die Ergebnisse dieser Evaluation vorgestellt, diskutiert und nächste Schritte daraus abgeleitet.

Die Interviewergebnisse zeigen: Nach Durchführung zahlreicher Veranstaltungen, Workshops und Methodenschulungen mit Mitarbeitenden und Führungskräften des Kreises Soest, wird dem Thema „Agilität“ und „agiles Arbeiten“ mit großer Offenheit begegnet. Die besondere Arbeitsweise und -kultur assoziieren die Mitarbeitenden mit Begriffen wie „Fehlerkultur“, „Offenheit“, „Reagieren“ und „Kollaboration“ (s. Abb. 2). Gerade in der derzeitigen Situation, in der schnell Entscheidungen getroffen und neue Lösungswege gefunden werden müssen, sind flexibles (Re-)Agieren und agiles Arbeiten zunehmend gefordert. Im Fokus stehen bereichsübergreifendes, virtuelles und teamorientiertes Arbeiten. Ungenügende Kommunikation und Silodenken werden als Hürden identifiziert.

Vor allem ein „agiles Mindset“ bildet die Grundlage zur Bewältigung der aufkommenden Veränderungen – und das entsteht nicht nur durch die Anwendung einzelner Methoden, sondern wird eher als Haltung von den Befragten charakterisiert. Der erste Schritt scheint in Soest erfolgreich getan: Die durchgeführten Maßnahmen haben einen Anstoß zur Veränderung gegeben, die Denkhaltung sowohl bei den Teilnehmenden als auch in der gesamten Belegschaft verändert, das Interesse am Thema Agilität und Digitalisierung geweckt, aber auch Hürden und (nötige) Rahmenbedingungen aufgezeigt. „Es braucht mehr, um Agilität umzusetzen“, so ein Vertreter des Praxispartners. Und die Corona-Pandemie hat ihr übriges getan, um die Veränderungsbereitschaft der Beschäftigten zu aktivieren.

Zusammenfassendes Ergebnis des Projekttreffens: Die Einführung agilen Arbeitens ist ein Prozess. Um die kontinuierliche Weiterentwicklung zu gewährleisten, gilt es, diesen Prozess weiterhin aktiv zu begleiten. So könnten z. B. im Rahmen eines „Train-the-Trainer-Konzepts“ agile Methoden erprobt und in der Organisation verbreitet, in Mikro-Impulsen bestehende Routinen „niederschwellig“ begleitet oder etablierte Formate, wie eine Personalversammlung, durch agile Elemente bereichert werden. Ganz im Sinne der Idee eines Experimentierraums wird die weitere gemeinsame Projektzeit genutzt, um Agilität erfahrbar, erlebbar und nachahmbar zu machen und dadurch eine agile Arbeitsweise zu etablieren.

Das Projekt „AgilKom“ wird im Rahmen der Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) durchgeführt und durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) gefördert.

Prof. Dr. Anja Seng | stellvertr. Projektleiterin im Projekt „AgilKom“

Corinna Höffner M.A. | wissenschaftliche Mitarbeiterin Projekt „AgilKom“

10.09.2020