Agile Verwaltung: „Dicke Bretter müssen gebohrt werden“ – die Erfahrungen sind jedoch positiv - FOM forscht

Agile Verwaltung: „Dicke Bretter müssen gebohrt werden“ – die Erfahrungen sind jedoch positiv

Das Projekt AgilKom zielt darauf ab, Veränderungsprozesse von Verwaltungen, die sich im Rahmen des digitalen Wandels der Arbeitswelt vollziehen, mit sozialen Innovationen zu verbinden. Der Projektlenkungskreis setzt sich aus den Projektakteurinnen und -akteuren zusammen: forschungsseitig ist das die FOM Hochschule und die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg, praxisseitig der Kreis Soest und die Stadt Essen inklusive deren Personalräten. Trägerseitig gehören die Gesellschaft für soziale Unternehmensberatung (gsub), das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) sowie als fachliche Begleitung die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) zu diesem Kreis. Er tagt zweimal jährlich zur Reflexion des bisherigen Projektverlaufs, Betrachtung des aktuellen Standes und der Ableitung und Lenkung weiterer Projektschritte.

Die Beteiligten des Lenkungskreistreffens kamen dieses Mal virtuell aus dem ganzen Land zusammen | © Padlet

Unter den aktuellen Umständen konnte das Lenkungskreistreffen nicht in Präsenz stattfinden – wie selbstverständlich fand man sich Ende Oktober virtuell zusammen. Im Fokus des Treffens stand die Reflexion bisheriger gemeinsamer Projektschritte und deren Auswirkungen innerhalb der beteiligten Praxisorganisationen Kreis Soest und Stadt Essen zur Konkretisierung des weitere Vorgehens.

Deutlich wurde, dass die Corona-Situation einerseits neue Arbeitsweisen in den Organisationen befördert: mobiles Arbeiten und arbeiten im Homeoffice ist vielerorts üblich geworden, neue Teams sind entstanden und eine veränderte, positive Haltung der Mitarbeitenden und Führungskräften gegenüber dem Lernen aus Fehlern und Ausprobieren ist zu beobachten. Andererseits hat sie auch solche Prozesse ausgebremst, für die es eines persönlichen Kontaktes bedarf. Für den weiteren Projektverlauf stellt sich die Frage, wie die neuen Arbeitsweisen verstetigt werden können und welche weniger nützlich sind.

In einer Session wurde neben der Akzeptanz des Projekts das agile Mindset in der Verwaltungskultur thematisiert. Die Akteurinnen und Akteure schreiben insbesondere den Rahmenbedingungen für agiles Arbeiten eine große Bedeutung zu. Es wurde klar, wie wichtig die vorhandenen Experimentierräume verbunden mit persönlichem Austausch sind: für die Etablierung eines agilen Mindsets, die Anwendung agiler Arbeitsweisen und das Weitertragen der Erfahrungen an Kolleginnen und Kollegen. Die Beteiligten resümierten, dass agiles Arbeiten in der Verwaltung ein permanenter und ausdauernder Veränderungsprozess sei. Dort, wo man Erfahrungen gemacht habe, seien diese positiv, nachhaltig und finden Verbreitung – dort wo man noch keine Erfahrungen vorliegen, müssen „dicke Bretter gebohrt werden“.

Schnell wurde deutlich, dass neben den im Folgenden benannten organisationsinternen Themen vor allem der Transfer und die Kommunikation bisheriger Erfahrungen innerhalb der beiden in das Projekt eingebundenen Verwaltungen sowie in die „kommunale Welt“ im Fokus der kommenden Monate stehen sollte. Im Kreis Soest steht das Thema Personalentwicklung der Mitarbeitenden im Fokus. Dafür wird iterativ durch die Beteiligten, also die FOM Hochschule, die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg und den Fachbereich Personalentwicklung des Kreises Soest, ein Trainingskonzept für agiles Projektmanagement erarbeitet. Hierzu wird es zwei Workshops geben. Zusätzlich werden die Methode „Retrospektive“ und das Thema „Führung auf Distanz“ mit interessierten Beschäftigten bearbeitet. Auch die Stadt Essen widmet sich der Personalentwicklung und plant unter dem Motto „Digitalisierung für alle“ Workshops zur Schulung von Multiplikatorinnen und Multiplikatoren.

Was ist aus Sicht der Praxisorganisationen Kreis Soest und Stadt Essen für den Projekterfolg erforderlich? Als drei wesentliche Aspekte werden das Lernen aus der Erfahrung, die Reflexion des bisher Geleisteten und das Ableiten der Stärken und Risiken agilen Arbeitens genannt. Außerdem spiele die kollegiale Beratung innerhalb der Kommunalverwaltung und übergreifend eine große Rolle – Kooperation sowie Interdisziplinarität seien wichtige Elemente des agilen Arbeitens. „Und“, resümiert Elmar Diemel, Leiter Bereich Personalentwicklung des Kreises Soest, „wichtig ist nicht nur einfach MACHEN, sondern auch EINFACH machen.“

So starteten alle Beteiligten mit neuem Input, vielen konkreten Ideen und nächsten Schritten im Gepäck gemeinsam in die nächste Phase und das letzte Projektjahr.

Das Projekt „Experimentierräume in der agilen Verwaltung (AgilKom)“ wird vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales gefördert.

 

Corinna Höffner M.A. | wissenschaftliche Mitarbeiterin im Projekt AgilKom |
Yasmin Lindner-Dehghan Manchadi M.A. | Referentin Forschungskommunikation |
27.11.2020

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