Virtuelles World Café beim Zukunftskongress digital  

Beim ersten digitalen Zukunftskongress Staat & Verwaltung präsentierten sich die beiden im Rahmen der Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) geförderten Projekte „Führung in der digitalisierten öffentlichen Verwaltung“ (FührDiV) und „Experimentierräume in der agilen Verwaltung (AgilKom) gemeinsam.

Der Zukunftskongress unter der Schirmherrschaft des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat setzt sich mit den Themen Organisation, Führung, Personalmanagement und Digitalisierung im öffentlichen Sektor auseinander. Unter dem Titel „Zukunftsforum – Führung und Zusammenarbeit in der digitalisierten Verwaltung“ moderierten Dr. Judith Beile, wmp consult, und Prof. Dr. Anja Seng, ifpm Institut für Public Management der FOM Hochschule, ein virtuelles World Café.

Prof. Dr. Anja Seng, stellvertretende Direktorin des ifpm Institut für Public Management, eröffnete das virtuelle World Café (Foto: FOM)

An diesem digitalen Format nahmen über 40 Expertinnen und Experten aus dem öffentlichen Sektor teil. Neben der Arbeit im Plenum wurden drei spezifische Fragestellungen in parallelen „Break-Out-Sessions“ bearbeitet. Die Moderatorinnen und Moderatoren spiegelten die Ergebnisse und Eindrücke aus den einzelnen Gruppen anschießend in das Plenum, interaktive Abfragen ermöglichten eine unmittelbare Einbindung der Teilnehmenden.

Zunächst standen die Erfahrungen im Umgang mit der Corona-Krise im Fokus. Es zeigte sich, dass der Großteil der öffentlichen Organisationen die technischen Anforderungen, z. B. die Bereitstellung der IT-Infrastruktur für das mobile Arbeiten, gut und schnell umsetzen konnte. Als herausfordernd wurde dagegen die Führung „aus dem und in das Homeoffice“ beschrieben. Ein wichtiges Fazit war, dass Kommunikation bei Führung auf Distanz anders als im Büro funktioniere. Die Fähigkeiten zum Aushalten von Unsicherheit und dem Beibehalten von Handlungsfähigkeit trotz fehlender klarer Regeln in der neuen Situation gelte es zu fördern.

Mit diesen Begriffen wurden die Diskussionen der Break-Out-Sessions zur zweiten Fragerunde von den Teilnehmenden zusammengefasst: „Welche besonderen Herausforderungen ergeben sich aus der digitalen Arbeit und dem Arbeiten auf Distanz für Führungskräfte? (Ergebnisse einer Abfrage via Mentimeter)

In der dritten Runde wurde diskutiert, mit welchen Themen sich die jeweiligen Personen und Organisationen auseinandersetzen wollen, um sich zukunftsfest aufzustellen. Die Implementierung unterschiedlicher digitaler Tools und Plattformen wurde dabei ebenso genannt wie Instrumente zur Verbesserung der Kommunikation im Team. Agile Methoden seien dafür ebenso wertvoll wie das klassische Telefonat – wichtig sei, dass ein enger Austausch bestehen bleibt, um die gemeinsamen Ziele zu erreichen.

Die in der anschließenden Abfrage gesammelten persönlichen Statements dazu, was aus dem World Café sowie der bisherigen Kongressteilnahme „bleibt“, gehen in die gleiche Richtung: Führung habe viel mit Veränderungsbereitschaft und -fähigkeit zu tun; es gelte, die neuen Herausforderungen proaktiv aufzunehmen und mit etablierten oder gern auch neuen Formaten zu bearbeiten. „Dass die Gestaltung der Digitalisierung so sehr Aufgabe der Organisationsentwicklung ist, ist mir jetzt klar geworden“, so eine Teilnehmerin in der Abschlussdiskussion.

Reflexion nach der 3. World-Café-Frage „Mit welchen Themen möchten Sie sich künftig beschäftigen, um die Veränderungen aktiv zu gestalten?“

Die Ergebnisse der Forschungsprojekte FührDiV und AgilKom liefern hierfür Impulse. Die in Kürze veröffentlichten INQA-Selbstchecks „Führung“, „Gesundheit“ und „Wissen & Kompetenz für die öffentliche Verwaltung“ bieten jeweils konkrete Anknüpfungspunkte zur Reflexion der aktuellen Situation und zur Identifikation von Veränderungsansätzen. Sie können individuell genutzt oder auch als Teamentwicklungs-Instrument verwendet werden.

Der entwickelte Handlungsleitfaden bietet Ansatzpunkte zur Gestaltung von Veränderungs- und Digitalisierungsprozessen.

Die abschließende Umfrage dazu, ob das neue Format des virtuellen World Cafés gefallen habe, wurde ausschließlich positiv bewertet. Auch in den Kommentaren wurden positive Feedbacks gegeben – eine Bestätigung dafür, dass es sich immer lohnt, auch mal etwas Neues auszuprobieren.

Hier geht es zum Nachbericht auf der Projektseite.

Die Projekte FührDiV und AgilKom werden im Rahmen der Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) durchgeführt und durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) gefördert.

Prof. Dr. Anja Seng | stellvertr. Projektleiterin im Projekt „FührDiV“ | 14.07.2020