„Beschäftigte sind von Legitimationsdruck und familiären Ansprüchen betroffen“ – Prof. Marco Zimmer zu Arbeitsbedingungen und Kommunikation im Homeoffice - FOM forscht

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„Beschäftigte sind von Legitimationsdruck und familiären Ansprüchen betroffen“ – Prof. Marco Zimmer zu Arbeitsbedingungen und Kommunikation im Homeoffice

Ein großer Teil der Berufstätigen arbeitet aktuell im Homeoffice, ca. 27 % seien es, schreibt der Spiegel in seinem Artikel „So verkraftet Deutschland die Coronakrise“ über eine Bevölkerungsstudie der Universität Mannheim. Dieser Arbeitsort beinhaltet andere Herausforderungen als ein externes Büro mit eigenen Strukturen und Rahmenbedingungen, Kolleginnen und Kollegen sowie der Chefin oder dem Chef vor Ort.

Im Homeoffice sind Mitarbeitende häufig zweifachem zusätzlichen Stress ausgesetzt. Foto: FOM/Yasmin Lindner

Im Rahmen des Projektes „Kompetenzen von Mitarbeitern/innen in der digitalisierten Arbeitswelt„, kurz: KODIMA, erforscht Prof. Dr. Marco Zimmer am ipo Institut für Personal- und Organisationsforschung der FOM die Neugestaltung von Arbeitsprozessen im Rahmen von digitalisierter Arbeit am Beispiel von Steuerberatungskanzleien.

Herr Professor Zimmer, unterliegen Beschäftigte in Steuerberatungskanzleien in Bezug auf die Digitalisierung anderen Bedingungen als andere Büroarbeitende? 

Marco Zimmer: Vielleicht in Bezug auf die Qualität der Daten, die dort bearbeitet werden: Die steuerrelevanten Daten erfordern natürlich besondere Anstrengungen im Datenschutz. In vielerlei Hinsicht unterscheidet sich die Situation zu anderen Branchen kaum: Sie bearbeiten Daten, die in Regel nur zum Teil in digitalisierter Form vorliegen, vor Corona war die Arbeit im Homeoffice in vielen – gerade kleineren – Kanzleien für die Angestellten eher die Ausnahme, als die Regel.

Viele Menschen, nicht nur Beschäftigte in Steuerberatungskanzleien, arbeiten derzeit ganz oder teilweise im Homeoffice. Gibt es bestimmte Kompetenzen, die hierfür förderlich sind?  

Marco Zimmer: Natürlich braucht es dafür zunächst einmal Kenntnisse im Umgang mit der Software, die die Beschäftigten im Homeoffice nutzen müssen. Mindestens genauso wichtig sind aber auch eine Reihe von nicht direkt IT-bezogenen Kompetenzen: Selbstorganisation, Zeitmanagement und kommunikative Fähigkeiten. Im Homeoffice sind Beschäftigte – bei allen technischen Möglichkeiten der Kommunikation – vielmehr auf sich selbst gestellt als im Büro, wo durch Anweisungen von Vorgesetzten und die Möglichkeit zur informellen Abstimmung mit Kolleginnen und Kollegen eine Strukturierung der Arbeit besteht. Für Eltern kommt hinzu, dass die Kinder zurzeit in der Regel auch zu Hause sind, was zusätzliches Management der Grenzen zwischen Beruflichem und Privatem notwendig macht.

E-Mails, Tele- oder Videofonie haben Einfluss auf die Kommunikations- und Austauschkultur. Was sollte man in Bezug auf die Kommunikation beachten?

Marco Zimmer: Hier bedarf es erstens einer anderen Selbstverständlichkeit der Kommunikation auf Distanz. Wir haben im Projekt KODIMA häufig erlebt, dass das Homeoffice als Ort des Rückzugs erlebt wurde, in dem man „mal endlich in Ruhe arbeiten kann“, wie es ein Steuerberater ausdrückte. Wenn sich alle Mitarbeitenden einer Organisation im Homeoffice befinden, funktioniert dieser Ansatz natürlich nicht mehr – dann müssen sich die Beschäftigten auch von zu Hause austauschen und dafür geeignete Formen des Austauschs vereinbaren.
Zweitens sollte man sich auch überlegen, welche Inhalte sinnvoll mit welchen Medium kommuniziert werden: E-Mails sind sehr gut geeignet, um Sachinformationen oder klar strukturierte Anweisungen weiterzugeben. Sobald intensivere Rücksprache notwendig oder neben der Sachebene auch die Beziehungsebene in der Kommunikation betroffen ist, sollte telefonischen Gesprächen oder Video-Konferenzen der Vorzug gegeben werden. Sie sind oft nicht nur effektiver als ein schriftlicher Austausch, sondern reduzieren auch das Risiko von Missverständnissen.

Ist man im Homeoffice von einer anderen Art von Stress oder Arbeitsdruck betroffen als im Unternehmensbüro?

Marco Zimmer: Ja, das ist man! Aus meiner Perspektive in zweierlei Hinsicht: Im Büro ist es für Vorgesetzte und Kollegen sichtbar, dass ein Beschäftigter arbeitet – im Homeoffice sind nur die Ergebnisse der Arbeit sichtbar, nicht die Arbeit selbst. Das kann zu einem erhöhten Legitimationsdruck führen – Beschäftigte müssen beweisen, dass sie auch zu Hause effektiv und effizient arbeiten. In unserem Forschungsprojekt haben uns einige Beschäftigte berichtet, dass sie zum Teil Stunden, die sie im Homeoffice gearbeitet haben, nicht als Arbeitszeit abgerechnet haben, um diesen Beweis zu erbringen.
Zusätzlicher Stress kann daraus resultieren, dass die Trennung von Privatem und Beruflichem beim Homeoffice aktiv von den Beschäftigten gemanagt werden muss. Im Büro sind Beschäftigte für Ansprüche aus dem privaten Umfeld weitgehend nicht greifbar, zu Hause sind sie diesen Ansprüchen wesentlich stärker ausgesetzt. Das gilt insbesondere, wenn kein eigenes Arbeitszimmer vorhanden ist.

Müssen besondere Aspekte beachtet werden, damit die Integration der Mitarbeitenden im Homeoffice in den Büroalltag gelingt?

Marco Zimmer: Betrachtet man die Arbeit im Homeoffice als nur räumliche Flexibilisierung, sind also die Zeiten der Erreichbarkeit definiert, sollte der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Beteiligung an Abstimmungs- und Diskussionsprozessen für alle Beteiligten möglich ist. Hierbei geht es nicht nur um die Bereitstellung der notwendigen Technik, sondern auch und vor allem darum, durch Regeln sicherzustellen, dass auch diejenigen, die von zu Hause arbeiten, in diese Prozesse eingebunden werden – auch wenn Entscheidungsprozesse vielleicht dadurch etwas länger brauchen.

Ist mit dem Homeoffice auch eine zeitliche Flexibilisierung der Arbeit verbunden, so steigen die Anforderungen für die Einbindung in Kommunikationsprozesse. Schließlich müssen unter Bedingungen der potenziellen Ungleichzeitigkeit von Arbeit virtuelle Orte geschaffen werden, an denen – häufig informelle – Abstimmungsbedarfe befriedigt werden können. Hier kann die Vereinbarung von Kernarbeitszeiten oder von Jour fixes helfen, in denen derartige Abstimmungen durchgeführt werden können. Wichtig ist dabei, dass die Beschäftigen in solchen virtuellen Orten auch die Zeit bekommen, ihre Bedarfe zu artikulieren.

Das Forschungs- und Entwicklungsprojekt „KODIMA“ wird im Rahmen des Programms „Zukunft der Arbeit“ (FKZ 02L15A312) vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) und dem Europäischen Sozialfonds (ESF) gefördert und vom Projektträger Karlsruhe (PTKA) betreut. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung liegt beim Autor.

Das Interview führte Yasmin Lindner-Dehghan Manchadi M.A. | Referentin Forschungskommunikation | 16.04.2020

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